L'état des lieux de véhicule pour les sociétés de location
Un guide pratique de l'état des lieux de véhicule, aussi appelé rapport d'inspection : ce que c'est, quoi consigner et comment éviter les litiges.
Qu'est-ce qu'un état des lieux de véhicule ?
C'est le document qui décrit l'état d'un véhicule quand il quitte la société de location et quand il revient. Comparer les deux permet à la société et au locataire de savoir si un dommage est survenu pendant la location.
Que consigner au départ et au retour
La date et l'heure, le kilométrage, le niveau de carburant, la propreté, chaque dommage existant avec son emplacement, son type et sa gravité, et des photos du véhicule sous tous les angles. Le locataire et l'agent doivent tous deux signer.
Pourquoi le papier mène aux litiges
Les feuilles se perdent, les photos restent enfouies dans un téléphone, rien n'est daté de façon fiable, et « la rayure était déjà là au départ » ne se tranche pas. Les cases à cocher sont aussi ressaisies au bureau, ce qui ajoute des erreurs.
Comment rendre un rapport solide
Gardez le même ordre de photos au départ et au retour pour pouvoir les comparer. Prenez les dates et heures d'un serveur plutôt que d'un téléphone. Clôturez le rapport pour qu'il ne puisse plus être modifié, et conservez un journal d'audit de chaque action. Le poids d'un rapport dépend du droit local et de votre contrat de location : demandez conseil à un juriste si vous avez besoin d'une certitude.
Que faire en cas de dommage
Gardez ensemble le rapport de départ, le rapport de retour et les photos avec le devis de réparation et les justificatifs, et transmettez un seul dossier à l'assureur. Dans Fleet Trace, c'est un dossier sinistre qui suit le devis, les pièces jointes et le statut.